Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Hochzeiten, Veranstaltungen, Feiern und Business-Events Villa D’Aragon – Palacio

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge, Reservierungen, Angebote und Vereinbarungen zwischen Villa D’Aragon – Palacio, vertreten durch Events Management Germany und dem jeweiligen Auftraggeber, Veranstalter oder Gast.

Die AGB gelten insbesondere für: Hochzeiten Verlobungsfeiern Geburtstage Gala-Dinner Business-Events Unternehmerabende Seminare freie Trauungen Foto- und Videoproduktionen kulturelle Veranstaltungen private Feiern sonstige Veranstaltungen aller Art Abweichende Vereinbarungen bedürfen grundsätzlich der Schriftform. Mündliche Nebenabreden gelten ausschließlich dann als wirksam, wenn diese schriftlich bestätigt wurden.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen hiervon unberührt.

2. Vertragsabschluss & Reservierungen

Ein Vertrag kommt zustande, sobald: ein schriftliches Angebot, eine Reservierungsbestätigung, ein Vertrag, eine schriftliche Buchungsbestätigung, oder eine digitale Zustimmung seitens Villa D’Aragon – Palacio erfolgt ist.

Reservierungen gelten erst mit fristgerechtem Eingang der vereinbarten Anzahlung als verbindlich. Bis zum Eingang der Anzahlung behält sich Villa D’Aragon – Palacio das Recht vor, den Termin anderweitig zu vergeben.

2.1 Anzahlungen

Für reguläre Hochzeitspakete gelten folgende Anzahlungsregelungen:

Bis zu einem Arrangementpreis von 10.000,00 €: Anzahlung in Höhe von 3.000,00 €

Ab einem Arrangementpreis von 10.000,01 €: Anzahlung in Höhe von 3.500,00 €

Ab einem Arrangementpreis von 20.000,01 €: Anzahlung in Höhe von 4.000,00 €

Die Anzahlung ist innerhalb von sieben (7) Kalendertagen nach Vertragsabschluss fällig.

2.2 Sonderleistungen & Individualvereinbarungen

Für Leistungen außerhalb regulärer Hochzeitspakete gelten gesonderte Vereinbarungen. Dies betrifft insbesondere: Sonderwünsche Business-Events Unternehmerveranstaltungen Sonderdekorationen zusätzliche Veranstaltungstage Exklusivmieten Sondertechnik externe Sicherheitsleistungen individuelle Konzepte In diesen Fällen beträgt die Anzahlung grundsätzlich 50 % des vereinbarten Gesamtpreises.

Diese Leistungen werden in separaten Vereinbarungen geregelt.

2.3 Optionsreservierungen

Optionsreservierungen sind bis zum vereinbarten Optionsdatum für beide Vertragsparteien verbindlich. Nach Ablauf der Optionsfrist ist Villa D’Aragon – Palacio berechtigt, ohne Rücksprache über den Termin anderweitig zu verfügen.

2.4 Vermittler, Agenturen und Drittbucher

Erfolgt die Buchung über einen Vermittler, eine Agentur, einen Eventdienstleister oder einen sonstigen Dritten im Namen oder im Interesse eines Endkunden, gelten ausschließlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Villa D’Aragon – Palacio, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

Entgegenstehende oder abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen von Vermittlern, Agenturen, Eventdienstleistern oder sonstigen Dritten werden nicht Vertragsbestandteil, auch dann nicht, wenn Villa D’Aragon – Palacio diesen nicht ausdrücklich widerspricht.

Der Vermittler, die Agentur oder der sonstige Drittbucher versichert, zur Beauftragung und Vertretung des Endkunden berechtigt zu sein.

Sofern nichts anderes ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde, haften der Vermittler bzw. die Agentur und der Endkunde gegenüber Villa D’Aragon – Palacio als Gesamtschuldner für sämtliche Zahlungsverpflichtungen, Schadensersatzansprüche, Zusatzleistungen sowie sonstige Forderungen aus dem Vertragsverhältnis.

3. Rücktritt, Terminblockierung & Stornierungsbedingungen

Mit Vertragsunterzeichnung wird der Veranstaltungstermin exklusiv reserviert. Villa D’Aragon – Palacio blockiert den Termin ab diesem Zeitpunkt vollständig und lehnt weitere Anfragen für denselben Zeitraum ab.

Da hierdurch erheblicher organisatorischer, wirtschaftlicher und zeitlicher Aufwand entsteht, wird im Falle einer Stornierung zusätzlich zu den regulären Stornierungsbedingungen eine Organisations- und Ausfallpauschale fällig.

Die Organisationspauschale beträgt:

Rücktritt bis 12 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 250,00 €

Rücktritt bis 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 500,00 €

Rücktritt unter 4 Monaten vor Veranstaltungsbeginn: 1.000,00 €

Die Organisationspauschale entfällt ausschließlich dann, wenn der Auftraggeber eigenständig ein gleichwertiges Ersatzpaar bzw. einen Ersatzveranstalter stellt und Villa D’Aragon – Palacio den ursprünglich reservierten Termin anderweitig vollständig vergeben kann.

Die Entscheidung über die Annahme eines Ersatzveranstalters liegt ausschließlich bei Villa D’Aragon – Palacio.

3.1 Stornierung & Kündigung – Hochzeiten

Die Villa D'Aragon – Palacio reserviert den vereinbarten Veranstaltungstermin exklusiv für den Auftraggeber.

Mit Vertragsabschluss wird der Termin verbindlich blockiert und für andere Interessenten nicht mehr angeboten.

Die nachfolgenden Stornierungspauschalen berücksichtigen insbesondere den organisatorischen Vorbereitungsaufwand, Beratungs- und Planungskosten, Verwaltungsaufwand, Personaldisposition, Vertriebs- und Akquisitionskosten, bereits eingegangene Verpflichtungen gegenüber Dienstleistern, die Ablehnung anderer Buchungsanfragen sowie den entgangenen Umsatz durch die Nichtverfügbarkeit der Location für andere Veranstaltungen.

Im Falle einer Stornierung durch den Auftraggeber gelten folgende Stornierungspauschalen bezogen auf den vereinbarten Arrangementpreis:

• Rücktritt 5 bis 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 30 % des Arrangementpreises
• Rücktritt 2 bis 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn: 50 % des Arrangementpreises
• Rücktritt weniger als 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn: 90 % des Arrangementpreises

Bereits geleistete Anzahlungen werden auf die jeweiligen Stornierungskosten angerechnet.

Dem Auftraggeber bleibt ausdrücklich der Nachweis vorbehalten, dass Villa D'Aragon – Palacio kein Schaden oder ein wesentlich geringerer Schaden als die jeweilige Stornierungspauschale entstanden ist.

Villa D'Aragon – Palacio bleibt vorbehalten, einen tatsächlich höheren Schaden nachzuweisen und diesen geltend zu machen, soweit dieser die vereinbarte Stornierungspauschale übersteigt.

3.2 Stornierung – sonstige Veranstaltungen

Für Veranstaltungen außerhalb regulärer Hochzeitspakete (insbesondere Business-Events, Unternehmerveranstaltungen, Seminare, Tagungen, Firmenfeiern, Gala-Dinner, Netzwerkveranstaltungen sowie sonstige Individualveranstaltungen) gelten folgende Stornierungspauschalen bezogen auf den vereinbarten Gesamtpreis:

• Rücktritt bis 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 30 % des vereinbarten Gesamtpreises
• Rücktritt ab 6 Monate bis 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 50 % des vereinbarten Gesamtpreises
• Rücktritt ab 3 Monate bis 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn: 75 % des vereinbarten Gesamtpreises
• Rücktritt weniger als 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn: 90 % des vereinbarten Gesamtpreises

Bereits geleistete Anzahlungen werden auf die jeweiligen Stornierungskosten angerechnet.

Die vorstehenden Stornierungspauschalen berücksichtigen insbesondere den organisatorischen Vorbereitungsaufwand, Beratungs- und Planungskosten, Verwaltungsaufwand, Personaldisposition, Vertriebs- und Akquisitionskosten, bereits eingegangene Verpflichtungen gegenüber Dienstleistern, die Ablehnung anderer Buchungsanfragen sowie den entgangenen Umsatz aufgrund der Terminblockierung.

Dem Auftraggeber bleibt ausdrücklich der Nachweis vorbehalten, dass Villa D'Aragon – Palacio kein Schaden oder ein wesentlich geringerer Schaden als die jeweilige Stornierungspauschale entstanden ist.

Villa D'Aragon – Palacio bleibt vorbehalten, einen tatsächlich höheren Schaden nachzuweisen und geltend zu machen, soweit dieser die vereinbarte Stornierungspauschale übersteigt.

4. Gästezahl, Catering & gastronomische

Leistungen Der Auftraggeber verpflichtet sich: spätestens 31 Tage vor Veranstaltungsbeginn die endgültige Gästezahl mitzuteilen, spätestens 31 Tage vor Veranstaltungsbeginn Menü-, Catering- und Getränkewünsche verbindlich zu bestätigen. Die angegebene Gästezahl gilt als verbindliche Mindestabrechnungsgrundlage. Sollten weniger Gäste erscheinen als zuvor verbindlich bestätigt, besteht kein Anspruch auf Preisreduzierung oder Rückerstattung. Bei kurzfristiger Erhöhung der Gästezahl übernimmt Villa D’Aragon – Palacio keine Garantie auf vollständige Leistungserbringung. Villa D’Aragon – Palacio arbeitet grundsätzlich mit externen Catering- und Gastronomiepartnern zusammen. Der Auftraggeber kann – sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde – aus empfohlenen Cateringpartnern wählen oder nach vorheriger schriftlicher Zustimmung eigene externe Caterer beauftragen. Externe Cateringunternehmen verpflichten sich: sämtliche Hygienevorschriften einzuhalten, pfleglich mit der Location umzugehen, Aufbau- und Abbauzeiten einzuhalten, technische Vorgaben zu beachten, sowie sämtliche gesetzlichen Anforderungen eigenverantwortlich zu erfüllen. Villa D’Aragon – Palacio übernimmt keine Haftung für: Qualität, Geschmack, Lieferverzögerungen, personelle Probleme, oder sonstige Leistungen externer Caterer. Für Schäden, Verschmutzungen oder Verzögerungen durch externe Gastronomiepartner haftet ausschließlich der Auftraggeber bzw. das beauftragte Cateringunternehmen.

4.1 Gästezahl bei Hochzeiten

Die Hochzeitspakete der Villa D'Aragon – Palacio gelten grundsätzlich ab einer Mindestgästezahl von 20 Personen.

Die bei Vertragsabschluss vereinbarte Gästezahl kann ausschließlich bis spätestens 31 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn angepasst werden.

Eine Verringerung der Gästezahl ist ausschließlich in Schritten von jeweils 5 Personen zulässig.

Eine Erhöhung der Gästezahl ist bis zum Ablauf der vorgenannten Frist grundsätzlich auch in Einzelschritten möglich, soweit die räumlichen, organisatorischen und personellen Kapazitäten der Villa D'Aragon – Palacio dies zulassen.

Nach Ablauf der Frist von 31 Kalendertagen vor Veranstaltungsbeginn gilt die zuletzt schriftlich bestätigte Gästezahl als verbindliche Mindestabrechnungsgrundlage. Eine nachträgliche Verringerung der Gästezahl berechtigt weder zur Minderung des vereinbarten Preises noch zu einer Rückerstattung bereits vereinbarter oder geleisteter Zahlungen.

Änderungen des Leistungsumfangs, der Gästezahl, der Menü- oder Buffetauswahl, des Getränkekonzepts sowie sonstiger vereinbarter Leistungen, die weniger als einunddreißig (31) Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn gewünscht werden, können ausschließlich nach Verfügbarkeit und organisatorischer Umsetzbarkeit berücksichtigt werden. Ein Anspruch auf Durchführung der gewünschten Änderungen besteht nicht. Solche Änderungen berechtigen den Auftraggeber weder zur Minderung des vereinbarten Gesamtpreises noch zur Rückerstattung bereits vereinbarter oder geleisteter Zahlungen.

5. Preise & Terminverschiebungen

Die vereinbarten Preise gelten ausschließlich für den ursprünglich bestätigten Veranstaltungstermin. Wird eine Veranstaltung auf Wunsch des Auftraggebers um mehr als vier Monate verschoben, ist Villa D’Aragon – Palacio berechtigt, sämtliche Leistungen auf Grundlage der zum neuen Veranstaltungstermin gültigen Preislisten neu zu berechnen. Bereits geleistete Anzahlungen werden angerechnet.

5.1 Preisanpassung bei Kostensteigerungen

Liegen zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltungsdurchführung mehr als sechs Monate, ist Villa D’Aragon – Palacio berechtigt, vereinbarte Preise angemessen anzupassen, sofern sich nachweislich wesentliche Kostenfaktoren erhöhen.

Hierzu zählen insbesondere:

• Energie- und Versorgungskosten,
• Personalkosten,
• Catering- und Lebensmittelkosten,
• Getränkekosten,
• Miet- und Beschaffungskosten,
• behördliche Auflagen,
• Sicherheitsanforderungen,
• gesetzliche Abgaben oder Steuern.

Eine Preisanpassung erfolgt ausschließlich im Umfang der tatsächlich eingetretenen Kostensteigerungen. Bereits geleistete Anzahlungen werden entsprechend angerechnet.

6. Zahlungsbedingungen

Rechnungen sind grundsätzlich sofort nach Rechnungserhalt ohne Abzug fällig, sofern keine abweichende schriftliche Vereinbarung getroffen wurde. Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt, Teilzahlungen sowie Zwischenabrechnungen zu verlangen. Bei Zahlungsverzug behält sich Villa D’Aragon – Palacio vor: weitere Leistungen auszusetzen, zukünftige Buchungen abzulehnen, oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

Der vollständige offene Rechnungsbetrag ist spätestens vierzehn (14) Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn zur Zahlung fällig, sofern keine abweichende schriftliche Vereinbarung getroffen wurde.

Geht die vollständige Restzahlung nicht fristgerecht ein, ist Villa D'Aragon – Palacio berechtigt, den Vertrag gemäß Ziffer 21 aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen und die Durchführung der Veranstaltung zu verweigern, einer vorherigen Mahnung oder Fristsetzung bedarf es in diesem Fall nicht.

Solange fällige Zahlungen nicht vollständig eingegangen sind, besteht kein Anspruch auf Durchführung der Veranstaltung. Villa D'Aragon – Palacio ist berechtigt, Leistungen zurückzuhalten oder die Veranstaltung bis zur vollständigen Zahlung auszusetzen.

7. Hausrecht, Verhalten & Respekt gegenüber Personal

Villa D’Aragon – Palacio übt während sämtlicher Veranstaltungen das uneingeschränkte Hausrecht aus. Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt: Gäste des Geländes zu verweisen, Veranstaltungen abzubrechen, Sicherheitsmaßnahmen anzuordnen, oder Veranstaltungen vorzeitig zu beenden, wenn: Sicherheitsrisiken bestehen, gesetzliche Vorschriften verletzt werden, grob unangemessenes Verhalten vorliegt, Sachbeschädigungen drohen, Mitarbeiter oder Gäste gefährdet werden, oder der Ruf der Location erheblich beeinträchtigt wird. Sämtlichem Personal von Villa D’Aragon – Palacio ist mit Respekt und angemessenem Verhalten zu begegnen. Anstößige, diskriminierende, sexistische, beleidigende oder unangemessene Bemerkungen gegenüber Mitarbeitern – insbesondere gegenüber weiblichem Personal – werden nicht toleriert. Villa D’Aragon – Palacio behält sich in solchen Fällen ausdrücklich vor: einen sofortigen Platzverweis auszusprechen, Sicherheitsmaßnahmen einzuleiten, Hausverbote zu erteilen, sowie rechtliche Schritte einzuleiten.

8. Haftung des Auftraggebers

Der Auftraggeber haftet vollumfänglich für: sämtliche durch ihn, seine Gäste, Dienstleister, Künstler, Kinder, oder sonstige Teilnehmer verursachten Schäden.

Dies betrifft insbesondere: Mobiliar, Spiegel, Kronleuchter, Dekoration, Stoffinstallationen, Lichtsysteme, Wände, Böden, Fenster, Außenanlagen, Pavillon, technische Anlagen, Fahrzeuge, Gartenbereiche, sowie sämtliche Mietgegenstände.

Der Auftraggeber haftet unabhängig von eigenem Verschulden für sämtliche Schäden, Verluste, Verunreinigungen oder Beeinträchtigungen, die durch ihn selbst, seine Gäste, Kinder, Dienstleister, Künstler, Musiker, Fotografen, Videografen, Caterer oder sonstige Veranstaltungsteilnehmer verursacht werden, davon ausgenommen sind ausschließlich dienstleister der Villa D'Aragon - Palacio.

9. Kaution

Die Kaution wird bei ordnungsgemäßer Rückgabe der Räumlichkeiten innerhalb von drei Werktagen per Überweisung zurückerstattet. Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt, die Kaution vollständig oder teilweise einzubehalten, sofern: Schäden entstanden sind, außergewöhnlicher Reinigungsaufwand erforderlich wurde, Vertragsverletzungen vorliegen, Zusatzkosten entstanden sind, oder Diebstahl bzw. das Abhandenkommen von Gegenständen festgestellt wurde.

Dies betrifft insbesondere hochwertige Ausstattungselemente wie: Dekoration, Mobiliar, Technik, Besteck, Geschirr, Goldbesteck, Gläser, Stoffe, sowie sämtliche Miet- und Ausstattungselemente.

Sofern die Prüfung von Schäden, Inventarverlusten, Fremdrechnungen oder sonstigen Ansprüchen zum Zeitpunkt der Veranstaltungsbeendigung noch nicht abgeschlossen werden kann, ist Villa D'Aragon – Palacio berechtigt, die Rückzahlung der Kaution bis zur abschließenden Klärung und Abrechnung angemessen zurückzustellen.

Einbehalte erfolgen ausschließlich in Höhe der tatsächlich entstandenen und nachweisbaren Kosten.

10. Dekorationen & Veränderungen

Das Anbringen von: Nägeln, Schrauben, Klebebändern, starken Klebestoffen, Deckenabhängungen, Wandinstallationen, Konfetti, Reis, Pyrotechnik, Feuer, Nebeltechnik, oder sonstigen Aufbauten bedarf grundsätzlich der vorherigen schriftlichen Zustimmung. Veränderungen an: Wänden, Decken, Spiegeln, Stoffen, Lichtanlagen, Türen, Böden, oder Möbeln sind untersagt.

Beschädigungen durch Kerzenwachs, Kleberückstände, Heißkleber, Steckmaterialien, Drahtkonstruktionen, Floristik, Dekorationshalterungen oder vergleichbare Dekorationselemente gelten als vom Auftraggeber verursachte Schäden und werden gesondert berechnet.

11. Kerzen, Feuer & Pyrotechnik

Offenes Feuer ist ausschließlich nach vorheriger Genehmigung erlaubt. Das Abbrennen von: Feuerwerk, Pyrotechnik, Wunderkerzen, Rauchkörpern, Fackeln, oder ähnlichen Effekten ist grundsätzlich untersagt, sofern keine ausdrückliche Genehmigung vorliegt. Der Auftraggeber haftet vollständig für sämtliche hierdurch entstehenden Schäden oder Ansprüche Dritter.

12. Musik, Lautstärke & Nachtruhe

Außenmusik ist ab 22:00 Uhr untersagt. Dies gilt insbesondere für: Musik, Gesang, Lautsprechersysteme, Moderationen, Feuerwerk, sowie sonstige lärmintensive Darbietungen. Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt, Lautstärken jederzeit anzupassen oder Musik vollständig zu untersagen.

13.  Catering, Zusatzbestellungen und Leistungsumfang

Die im Vertrag vereinbarten Cateringleistungen beziehen sich ausschließlich auf das ausdrücklich vereinbarte Hauptcatering.

Als Hauptcatering gilt jeweils eine der nachfolgenden Leistungen:

• Frühstück
• Brunch
• Mittagessen
• Abendessen
• Buffet
• Menü
• Fingerfood-Buffet

Mehrere Cateringformen gelten jeweils als eigenständige gastronomische Leistungen und sind gesondert zu vereinbaren und zu vergüten.

Canapés, Petit Fours, Gruß aus der Küche oder vergleichbare kleine Empfangshäppchen gelten ausschließlich dann als Bestandteil des vereinbarten Leistungsumfangs, wenn diese ausdrücklich im Vertrag aufgeführt sind.

Ein Fingerfood-Buffet stellt ausdrücklich kein Canapé-Angebot dar und gilt unabhängig von Portionsgröße oder Anlass als vollwertige Cateringleistung.

Zusätzliche Cateringleistungen, die durch das Brautpaar, Gäste oder Dritte unmittelbar bei einem Cateringunternehmen beauftragt werden, gelten nicht als Bestandteil des mit Villa D'Aragon geschlossenen Vertrages.

Hierdurch entstehende Mehrkosten trägt ausschließlich der Auftraggeber, sofern diese Leistungen nicht zuvor schriftlich durch Events Management Germany – Villa D'Aragon bestätigt wurden.

Mündliche Absprachen mit Cateringunternehmen, Servicepersonal oder sonstigen Dienstleistern begründen keinerlei Zahlungs- oder Leistungspflichten für Villa D'Aragon.

Maßgeblich sind ausschließlich die schriftlich vereinbarten und von beiden Vertragsparteien unterzeichneten Vertragsunterlagen sowie schriftliche Nachträge.

13.1 Getränke

Die Getränkebewirtung erfolgt ausschließlich nach den zwischen Villa D'Aragon und dem Auftraggeber schriftlich vereinbarten Leistungen.

Zusätzliche Getränkewünsche, Getränkepauschalen oder Sonderbestellungen bedürfen grundsätzlich der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Events Management Germany – Villa D'Aragon.

Über die Annahme oder Ablehnung solcher Zusatzleistungen entscheidet ausschließlich Villa D'Aragon.

Eine Beauftragung von Getränken unmittelbar bei Dritten begründet keinerlei Verpflichtung für Villa D'Aragon zur Kostenübernahme.

13.2 Mitgebrachte Speisen & Getränke

Das Mitbringen eigener Speisen und Getränke ist ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung gestattet. Villa D’Aragon – Palacio behält sich vor, hierfür Zusatzkosten oder Servicegebühren zu berechnen.

14. Externe Dienstleister

Externe Dienstleister bedürfen grundsätzlich der vorherigen Abstimmung. Villa D’Aragon – Palacio behält sich vor: Dienstleister abzulehnen, technische Vorgaben zu machen, oder Zusatzkosten zu berechnen. Bei empfohlenen oder vermittelten Dienstleistern kann eine Vermittlungsprovision in Höhe von 10 % anfallen.

Sofern externe Dienstleister ihre Leistungen auf Vermittlung oder Beauftragung der Villa D'Aragon – Palacio erbringen, erfolgt deren Einsatz ausschließlich auf Grundlage der jeweils zwischen Villa D'Aragon – Palacio und dem jeweiligen Dienstleister vereinbarten Kooperations- oder Auftragsbedingungen.

Für Leistungen externer Dienstleister, die nicht Vertragspartner der Villa D'Aragon – Palacio sind, übernimmt Villa D'Aragon – Palacio keinerlei Haftung hinsichtlich Durchführung, Qualität, Verfügbarkeit, Vertragserfüllung, Pünktlichkeit, Personal, Ausstattung oder sonstiger Leistungsbestandteile.

14.1 Vermittlungsprovisionen

Sofern für die Vermittlung einer Veranstaltung eine Provision, Vermittlungsvergütung oder Agenturvergütung vereinbart wird, erfolgt deren Berechnung ausschließlich auf den tatsächlich von Villa D’Aragon – Palacio vereinnahmten Netto-Auftragswert der eigenen Leistungen.

Nicht provisionsfähig sind insbesondere:

• Catering- und Gastronomieleistungen externer Dienstleister,
• Technikleistungen externer Anbieter,
• Künstler- und Dienstleisterhonorare,
• Sicherheitsdienstleistungen,
• Fremdleistungen aller Art,
• behördliche Gebühren,
• Steuern und Abgaben,
• Trinkgelder,
• Schadensersatzzahlungen,
• Kautionen,
• Reinigungskosten,
• Zusatzkosten aufgrund von Vertragsänderungen,
• sowie sämtliche durchlaufenden Posten.

Eine Provision auf den Gesamtumsatz, auf Fremdleistungen oder auf Beträge, die nicht unmittelbar als Vergütung für eigene Leistungen der Villa D’Aragon – Palacio vereinnahmt werden, ist ausgeschlossen.

Abweichende Vereinbarungen bedürfen der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung von Villa D’Aragon – Palacio.

14.2 Dienstleister, Änderungen und Ersatzleistungen

Villa D'Aragon arbeitet zur Durchführung der Veranstaltungen mit sorgfältig ausgewählten externen Dienstleistern zusammen.

Der Auftraggeber ist berechtigt, bis spätestens zehn (10) Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn vereinbarte externe Dienstleister abzuwählen oder durch eigene Dienstleister zu ersetzen, sofern hierdurch der organisatorische Ablauf der Veranstaltung nicht beeinträchtigt wird.

Bereits entstandene, nachweislich nicht mehr stornierbare Fremdkosten sowie bereits erbrachte Leistungen bleiben hiervon unberührt.

Entscheidet sich der Auftraggeber beispielsweise für ein selbst organisiertes Catering, werden ausschließlich die tatsächlich entfallenden Leistungen erstattet. Bereits erbrachte Leistungen der Villa D'Aragon, insbesondere Organisation, Planung, Vorbereitung, Koordination, Logistik sowie Geschirr-, Besteck- und Gläserreinigung oder sonstige vereinbarte Pauschalen bleiben hiervon unberührt und werden entsprechend berechnet.

Villa D'Aragon ist berechtigt, bis spätestens zehn (10) Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn externe Dienstleister auszutauschen, abzubestellen oder durch gleichwertige bzw. höherwertige Dienstleister zu ersetzen, sofern dies aus organisatorischen, personellen, qualitativen oder betrieblichen Gründen erforderlich erscheint.

Der Austausch erfolgt ausschließlich durch fachlich geeignete und qualitativ gleichwertige oder höherwertige Dienstleister.

Dem Auftraggeber entstehen hierdurch keinerlei Minderungs-, Rücktritts-, Schadensersatz- oder sonstige Ansprüche gegenüber Villa D'Aragon.

Soweit zwischen Villa D'Aragon und den jeweiligen externen Dienstleistern keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen bestehen, begründet eine Abbestellung oder ein Austausch eines Dienstleisters bis spätestens zehn (10) Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn keinerlei Ansprüche des Dienstleisters auf Stornogebühren, Ausfallhonorare, Schadensersatz oder entgangenen Gewinn gegenüber Villa D'Aragon.

Kostenpflichtige Zusatzleistungen dürfen von externen Dienstleistern ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Freigabe durch Events Management Germany – Villa D'Aragon ausgeführt werden. Mündliche Absprachen zwischen dem Auftraggeber, Gästen oder Dritten und einem externen Dienstleister begründen gegenüber Villa D'Aragon keinerlei Zahlungs- oder Kostenübernahmepflicht.

Maßgeblich für den Leistungsumfang sind ausschließlich die zwischen den Vertragsparteien schriftlich vereinbarten und unterzeichneten Vertragsunterlagen einschließlich sämtlicher schriftlicher Nachträge. Mündliche Nebenabreden sowie Absprachen mit externen Dienstleistern entfalten gegenüber Villa D'Aragon keine Rechtswirkung.

15 Foto-, Video- und Medienaufnahmen

Foto-, Video- und Tonaufnahmen von den Räumlichkeiten, der Ausstattung, der Dekoration, den Außenanlagen sowie sonstigen Bereichen der Villa D'Aragon – Palacio dürfen durch Villa D'Aragon für Werbe-, Marketing-, Dokumentations- und Präsentationszwecke erstellt und genutzt werden. Soweit auf den Aufnahmen keine identifizierbaren Personen erkennbar sind, ist Villa D'Aragon berechtigt, diese zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkt auf: der eigenen Website, Social-Media-Kanälen, Werbeanzeigen, Broschüren, Printmedien, Präsentationen, Presseveröffentlichungen, sowie sonstigen Werbeträgern zu verwenden. Werden auf den Aufnahmen Personen erkennbar dargestellt, erfolgt eine Veröffentlichung ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung oder eines gesonderten Nutzungsvertrages. Im Rahmen eines gesonderten Nutzungsvertrages kann das Brautpaar oder der Veranstalter Villa D'Aragon das Recht einräumen, während der Veranstaltung entstandene Foto-, Video- und Tonaufnahmen zu Werbe-, Marketing- und Präsentationszwecken zu nutzen. Ein Anspruch auf Veröffentlichung oder Nichtveröffentlichung bestimmter Aufnahmen besteht nicht.

16. Kinder & Aufsichtspflicht

Die Aufsichtspflicht für Kinder liegt ausschließlich bei den Eltern bzw. Erziehungsberechtigten. Villa D’Aragon – Palacio übernimmt keinerlei Haftung für: Verletzungen, Unfälle, Schäden, oder verlorene Gegenstände. Auf Wunsch kann eine hausinterne Betreuung bzw. Kinderbetreuung („Nanny-Service“) gegen gesonderte Vergütung organisiert werden. Die Verfügbarkeit dieses Services ist vorab anzufragen.

16.1 Nutzung der Außenanlagen und Haftung

Die Außenanlagen der Villa D'Aragon stehen den Gästen ausschließlich innerhalb der ausdrücklich freigegebenen Bereiche zur Verfügung.

Nicht freigegebene Bereiche, insbesondere Böschungen, Uferbereiche, technische Anlagen, abgesperrte Flächen sowie durch Hinweisschilder oder Absperrungen gekennzeichnete Bereiche, dürfen nicht betreten werden.

Dies gilt insbesondere für den hinter dem Grundstück verlaufenden Fluss sowie die dort befindlichen Böschungs- und Uferbereiche.

Das Betreten dieser Bereiche erfolgt ausschließlich auf eigene Gefahr.

Villa D'Aragon übernimmt keinerlei Haftung für Personen-, Sach- oder Vermögensschäden, die durch das unbefugte Betreten ausdrücklich gesperrter oder gekennzeichneter Bereiche entstehen, soweit gesetzlich zulässig und kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten von Villa D'Aragon vorliegt.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, seine Gäste sowie sämtliche beauftragten Dienstleister auf diese Regelung hinzuweisen.

17. Parkplätze & Fahrzeuge

Die Nutzung der Parkplätze erfolgt auf eigene Gefahr. Villa D’Aragon – Palacio übernimmt keine Haftung für: Diebstahl, Beschädigungen, Unfälle, oder sonstige Schäden an Fahrzeugen.

18. Wetter & Außenbereiche

Wetterbedingte Einschränkungen im Außenbereich begründen keinen Minderungs- oder Schadensersatzanspruch. Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt, Veranstaltungen bei ungünstiger Wetterlage in Innenbereiche zu verlegen.

Wetterbedingte Einschränkungen, Absagen von Außenprogrammpunkten, Verlegungen in Innenbereiche oder Einschränkungen bei der Nutzung von Außenflächen begründen weder Minderungs-, Rückerstattungs- noch Schadensersatzansprüche.

19. Unternehmerabende & Business-Veranstaltungen

Bei Unternehmerabenden, Business-Dinnern, Auktionen, Galaveranstaltungen oder exklusiven Netzwerkveranstaltungen gelten erhöhte Anforderungen an: Diskretion, Verhalten, Kleidung, Sicherheit, Datenschutz, sowie Vertraulichkeit. Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt, bei sensiblen oder vertraulichen Veranstaltungen das Mitführen, Nutzen oder Aufzeichnen mittels Mobiltelefonen, Tablets, Kameras oder sonstiger elektronischer Geräte einzuschränken oder vollständig zu untersagen. In solchen Fällen können elektronische Geräte vor Veranstaltungsbeginn eingesammelt und in einem gesonderten gesicherten Bereich verwahrt werden. Der Auftraggeber sowie sämtliche Gäste verpflichten sich zur Einhaltung dieser Regelungen. Rufschädigendes Verhalten, heimliche Aufnahmen oder unangemessenes Auftreten können zum sofortigen Ausschluss von der Veranstaltung führen.

20. Höhere Gewalt

Kann eine Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt nicht durchgeführt werden, bestehen keine Schadensersatzansprüche. Hierzu zählen insbesondere: Naturkatastrophen, Stromausfälle, behördliche Maßnahmen, Pandemien, Krieg, Unruhen, oder sonstige unvorhersehbare Ereignisse.

Bereits erbrachte Leistungen, angefallene Planungs- und Organisationsleistungen, nicht mehr stornierbare Fremdkosten sowie bereits entstandene Aufwendungen sind vom Auftraggeber zu vergüten, soweit diese nachweislich entstanden oder gegenüber Dritten bereits verbindlich beauftragt wurden.

20.1 Veranstaltungsausfallversicherung

Villa D’Aragon – Palacio empfiehlt dem Auftraggeber ausdrücklich den Abschluss einer Veranstaltungs- bzw. Ausfallversicherung.

Das wirtschaftliche Risiko einer Absage, Verschiebung oder Einschränkung der Veranstaltung aufgrund von Krankheit, Unfall, persönlicher Umstände, organisatorischer Änderungen oder sonstiger in der Sphäre des Auftraggebers liegender Gründe trägt grundsätzlich der Auftraggeber.

Der Abschluss einer entsprechenden Versicherung liegt in der alleinigen Verantwortung des Auftraggebers.

21 Kündigung durch Villa D'Aragon – Palacio

Villa D'Aragon – Palacio ist berechtigt, Verträge aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen.

Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• vereinbarte Anzahlungen oder sonstige fällige Zahlungen trotz Mahnung nicht fristgerecht geleistet werden,
• bei Vertragsabschluss oder während der Vertragsdurchführung wesentliche falsche oder unvollständige Angaben gemacht wurden,
• erhebliche Vertragsverletzungen vorliegen oder zu erwarten sind,
• Sicherheitsbedenken hinsichtlich der Veranstaltung, einzelner Teilnehmer oder beauftragter Dienstleister bestehen,
• behördliche Auflagen oder gesetzliche Vorschriften einer Durchführung entgegenstehen,
• Tatsachen bekannt werden, die eine erhebliche Beeinträchtigung der Sicherheit, Ordnung, des Geschäftsbetriebs oder des Ansehens der Villa D'Aragon – Palacio erwarten lassen.

Im Falle einer berechtigten Kündigung durch Villa D'Aragon – Palacio bleiben bereits entstandene Vergütungs-, Schadensersatz- und Aufwendungsersatzansprüche unberührt.

§ 21.1 Haftungsbegrenzung der Villa

Villa D'Aragon – Palacio haftet bei einfacher Fahrlässigkeit nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei:

• Vorsatz,
• grober Fahrlässigkeit,
• Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,
• Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz,
• sonstigen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.
• Soweit die Haftung von Villa D'Aragon – Palacio ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch zugunsten ihrer gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Beauftragten.

22. Datenschutz & Identitätsprüfung

Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt, zur Vertragsabsicherung sowie zur Vermeidung von Falschangaben oder Missbrauch die Vorlage eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments zu verlangen. Die angegebenen Vertragsdaten müssen mit den Ausweisdaten übereinstimmen. Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen gesetzlicher Vorschriften verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist.

23. Dresscode, Auftreten & Veranstaltungsniveau

Villa D’Aragon – Palacio legt besonderen Wert auf ein gepflegtes, hochwertiges und respektvolles Veranstaltungsniveau. Der Auftraggeber verpflichtet sich darauf hinzuwirken, dass: Gäste angemessen auftreten, Mitarbeiter respektvoll behandelt werden, Sachwerte pfleglich behandelt werden, und der Charakter der Location gewahrt bleibt. Villa D’Aragon – Palacio behält sich ausdrücklich vor, Personen mit: aggressivem Verhalten, stark alkoholisiertem Auftreten, diskriminierenden Äußerungen, unangemessener Kleidung, gewaltbereitem Verhalten, oder störendem Auftreten vom Veranstaltungsgelände zu verweisen.

24. Sicherheit, Waffen & verbotene Gegenstände

Das Mitführen oder Verwenden von: Waffen, gefährlichen Gegenständen, Betäubungsmitteln, illegalen Substanzen, explosiven Stoffen, oder sonstigen gefährlichen Materialien ist auf dem gesamten Gelände untersagt. Villa D’Aragon – Palacio ist berechtigt: Sicherheitskontrollen durchzuführen, Sicherheitsdienste einzusetzen, Taschenkontrollen anzuordnen, oder Personen den Zutritt zu verweigern. Dies gilt insbesondere bei: Unternehmerveranstaltungen, Galas, Netzwerkveranstaltungen, Business-Dinnern, Auktionen, oder sensiblen Veranstaltungen.

25. Reinigung & Rückgabe der Räumlichkeiten

Die Veranstaltungsräume sind in ordnungsgemäßem Zustand zu verlassen. Außergewöhnlicher Reinigungsaufwand wird gesondert berechnet. Dies betrifft insbesondere: starke Verschmutzungen, Erbrochenes, Glasbruch, Konfetti, Reis, Rauch- oder Wachsschäden, Beschädigungen durch Kerzen, Beschädigungen durch Schuhe, oder außergewöhnliche Verunreinigungen. Nicht vereinbarte Dekorationsreste oder zurückgelassene Gegenstände können auf Kosten des Auftraggebers entsorgt oder eingelagert werden.

Außergewöhnliche Entsorgungs-, Reinigungs- und Wiederherstellungskosten werden gesondert berechnet.

Dies betrifft insbesondere:

• Konfetti
• Reis
• Floristikreste
• Verpackungsmaterial
• Glasbruch
• Wachsrückstände
• Rauch- oder Rußschäden
• Erbrochenes
• Sondermüll
• zurückgelassene Dekorationen
• nicht vereinbarte Einbauten

26. Nutzungszeiten & Verlängerungen

Die vereinbarten Veranstaltungszeiten sind verbindlich.

Jede angefangene zusätzliche Stunde wird mit 150,00 € brutto berechnet, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Zusätzlich entstehende Personal-, Sicherheits-, Technik- oder Reinigungskosten werden gesondert berechnet.

Ein Anspruch auf Verlängerung besteht nicht.

26.1 Veranstaltungsbetreuung und Anwesenheit von Personal

Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Veranstaltungsablaufs, der Einhaltung der Hausordnung, der technischen Betreuung sowie zur Koordination von Dienstleistern und Gästen ist Villa D’Aragon – Palacio berechtigt, während der gesamten Veranstaltungsdauer eigenes Personal vor Ort einzusetzen.

Hierzu zählt insbesondere die Anwesenheit eines verantwortlichen Veranstaltungskoordinators, Venue-Managers, Hausverantwortlichen oder sonstigen Beauftragten der Villa D’Aragon – Palacio.

Die Anwesenheit des Personals umfasst regelmäßig die Vorbereitungsphase vor Veranstaltungsbeginn, die Veranstaltungsdauer selbst sowie die Nachbereitungs- und Rückgabephase nach Veranstaltungsende.

Sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde, gilt eine Anwesenheitszeit von bis zu zwei Stunden vor Veranstaltungsbeginn sowie bis zu zwei Stunden nach Veranstaltungsende als vertragsgemäß erforderlich.

Die hierdurch entstehenden Personal- und Betreuungskosten sind Bestandteil der vereinbarten Veranstaltungsvergütung oder werden, sofern gesondert ausgewiesen, zusätzlich berechnet.

Den Anweisungen des eingesetzten Personals ist im Rahmen des Hausrechts sowie zur Gewährleistung von Sicherheit, Ordnung und ordnungsgemäßer Nutzung der Räumlichkeiten Folge zu leisten.

26.2 Technische Anlagen & Ausfälle

Vorübergehende technische Störungen oder Ausfälle von Stromversorgung, Beleuchtung, Internetzugang, WLAN, Audio-, Video- oder sonstigen technischen Einrichtungen begründen keine Minderungs-, Rückerstattungs- oder Schadensersatzansprüche, sofern diese nicht auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von Villa D'Aragon – Palacio beruhen.

Villa D'Aragon – Palacio wird im Rahmen des technisch und wirtschaftlich Zumutbaren bemüht sein, Störungen unverzüglich zu beheben oder eine gleichwertige Ersatzlösung bereitzustellen.

Dies gilt nicht, soweit die technische Einrichtung ausdrücklich als wesentliche Vertragsleistung vereinbart wurde.

27. Nutzung von Außenanlagen & Pavillon

Außenbereiche, Gartenflächen, Pavillonanlagen und Wege dürfen ausschließlich im vereinbarten Rahmen genutzt werden. Beschädigungen an: Pflanzen, Wegen, Beleuchtung, Pavillon, Möbeln, Bögen, Stoffinstallationen, Lichtsystemen, oder Dekorationen werden dem Auftraggeber vollständig in Rechnung gestellt. Die Nutzung wetterabhängiger Bereiche erfolgt grundsätzlich auf eigene Verantwortung.

28. Datenschutz, Diskretion & Vertraulichkeit

Villa D’Aragon – Palacio verpflichtet sich zu einem diskreten und professionellen Umgang mit sämtlichen Veranstaltungsdaten. Insbesondere bei: Unternehmerabenden, Business-Dinnern, Netzwerkveranstaltungen, Auktionen, privaten Feiern, oder sensiblen Veranstaltungen kann Vertraulichkeit ausdrücklich verlangt werden. Der Auftraggeber verpflichtet sich ebenfalls: interne Informationen vertraulich zu behandeln, keine heimlichen Aufnahmen anzufertigen, keine sensiblen Gespräche öffentlich zu verbreiten, und die Privatsphäre anderer Gäste zu respektieren.

29. Gerichtsstand & Schlussbestimmungen

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Gerichtsstand für Kaufleute, Unternehmer und juristische Personen des öffentlichen Rechts ist Gera.

Alle früheren Preislisten und AGB verlieren mit Veröffentlichung neuer Fassungen ihre Gültigkeit.

Diese AGB gelten ab 01/2026.

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